Submissão eletrônica: nem tão simples assim

Algum tempo atrás, para submeter um artigo para publicação nas revistas científicas, tudo o que o autor tinha que fazer era imprimir e mandar pelo correio ou, nas revistas mais “avançadas”, enviar por e-mail. Isso gerava um volume enorme de material que as revistas tinham que organizar para envio aos referees, editores de área, de volta aos autores, numa comunicação muito lenta e difícil, e que muitas vezes levava a perdas de documentos.

Nos últimos anos, todas as revistas científicas (com raríssimas exceções) passaram a aderir a sistemas eletrônicos de submissão, transferindo aos autores a responsabilidade por classificar e organizar previamente os artigos antes do envio para os referees. Isso melhorou muito a agilidade das revisões (que hoje tomam em torno de três meses) e o arquivamento de versões diferentes dos documentos. Porém, submeter um artigo para publicação em revista científica não é sempre um trabalho simples, e por isso, é um serviço que a Palavra Impressa presta a seus clientes rotineiramente.

Os sistemas eletrônicos das revistas exigem cadastro prévio de todos os autores do artigo, especialmente o autor correspondente. Só aqui leva-se em torno de 30 a 90 minutos, dependendo do grau de exigência da revista quanto aos detalhes pessoais, resposta a perguntas sobre conflitos de interesse, preenchimento de formulários etc. Esta parte do serviço exige que o operador conheça os autores do artigo que está submetendo, para não classificar, por exemplo, um estudante de graduação como doutor, por exemplo (ou vice-versa). Coisa que nem sempre um recepcionista de consultório tem condições de fazer.

Na medida em que se preenchem os formulários, senhas são geradas e mensagens são enviadas por e-mail para o operador para que confirme naquele momento a submissão e possa avançar para os passos seguintes. Isso exige atenção e dedicação total ao serviço, o que nem sempre é possível para nossos clientes, ocupados com suas atividades assistenciais e de pesquisa.

Depois de cadastrar os autores e até escolher possíveis referees para revisar o artigo, as revistas solicitam que se enviem todos os documentos do artigo (texto, imagens, tabelas) separadamente, e nos formatos eletrônicos específicos. Cada revista tem uma exigência diferente. Isso faz com que o operador conheça as peculiaridades dos diversos sistemas eletrônicos de submissão, que saiba como salvar documentos num ou noutro formato, que tenha capacidade para converter arquivos de um programa para outro e que, novamente, conheça o artigo que está submetendo para que possa encaixar as informações corretas nas caixas corretas. Tudo isso em inglês (exceto por algumas raras revistas brasileiras).

Por fim, as revistas estão, cada vez mais, facilitando o próprio trabalho de indexação dos artigos e de classificação dos manuscritos por especialidade para envio aos melhores referees automaticamente. Isso exige que o operador que está fazendo a submissão conheça o assunto do qual o artigo está tratando para que possa escolher as melhores palavras-chave que caracterizam o trabalho. Numa revista de grande circulação e impacto, isso pode representar mais de uma hora de trabalho, escolhendo de três a dez palavras-chave no mínimo numa lista predeterminada pela revista. Novamente, em inglês.

Assim, o serviço que prestamos aos nossos clientes de submissão dos seus artigos, que geralmente está acoplado ao serviço de edição do texto em si, é apreciado por poupar-lhes um tempo precioso. Além disso, nós controlamos internamente as comunicações que a revista faz com o autor após a submissão, recebendo cópias de todas as mensagens enviadas ao autor correspondente. Isso nos permite relembrar os clientes de que têm tarefas pendentes como o envio de mais documentos ou esclarecimentos ao editor. Assim, mantemos sob controle, centralizado, as diversas submissões que um mesmo autor tem para várias revistas, podendo inclusive cobrar respostas dos editores quando há demora. Nossos clientes podem ser avisados, de uma só vez, sobre o status de todos os seus artigos submetidos.

Se um artigo é recusado pela revista, ao recebermos o comunicado do editor, já fazemos uma avaliação inicial dos motivos da recusa e podemos orientar os autores sobre a melhor maneira de contra-argumentar sobre as críticas ou corrigir/alterar o texto para nova submissão. Mas este é assunto de outro tópico…